מה חשוב לדעת על הנהלת חשבונות כשפותחים עסק?
כל עסק חדש מצריך התנהלות בירוקרטית כמו דיווח לכל הרשויות הרלוונטיות, רישום העסק, פתיחה של תיק במס הכנסה, במע"מ ובביטוח לאומי, פתיחה של חשבון בנק עסקי וכן ניהול חשבונות תקין. אבל מה באמת חשוב לדעת בכל הנוגע להנהלת חשבונות במעמד פתיחת עסק? במאמר זה נעסוק בעיקר בסוגיה של ניהול חשבונות תקין בפתיחה של עסק קטן מאחר ובכל הנוגע לחברה או שותפות, ההליך הינו הרבה יותר מורכב.
פתיחה של תיק במע"מ
עוד בטרם מבצעים עסקה כלשהי, יש לפתוח תיק במע"מ. במועד פתיחת התיק יוחלט על פי קריטריונים מסוימים, האם מדובר בעוסק מורשה – עוסק שמחויב להגיש דוח מדי חודש או חודשיים למע"מ, ובדוח שנתי למס הכנסה, או שאולי מדובר בכלל בעוסק פטור, שלא מחויב להגיש דוחות למע"מ וכל הנדרש ממנו זה להגיש דוח שנתי עבור מס הכנסה. עוסק פטור מתאים לכל מי שההכנסה שלו פחותה מהסכום הנקבע בחוק, הוא פטור מדיווח למע"מ והוא אינו גובה גם מע"מ על השירות שהוא מספק. בעוד שעוסק מורשה, שדורש מע"מ מכל לקוח שלו יקבל החזר של מע"מ מכל תשלום ששילם. כדי להחליט מה עדיף – להיות עוסק פטור או מורשה – מוטב להיעזר בייעוץ של רו"ח מומחה בתחום.
פתיחת תיק במס הכנסה
תיק במס הכנסה יש לעשות כבר בזמן שפותחים את העסק, יש לכתוב בכתב לפקיד השומה שנפתח עסק חדש שהוא על השם של שלכם, לציין את הכתובת שלכם, מספר ת.ז, משמעות העיסוק, הכתובת של העסק, מס' נייד /נייח, השם של העסק ומספר העוסק במע"מ. כבר בפתיחת התיק במס הכנסה נדרש לנהל פנקסי חשבונות. עבור זה כדאי להסתייע בתוכנת ניהול חשבונות במטרה להבטיח אמינות ונגישות. אם יש לכם כוונה להעסיק עוד עובדים תצטרכו לפתוח תיק ניכויים, לדווח על השכר שאתם משלמים עבור כל עובד ולהעביר מדי חודש את הניכויים שנעשו למס הכנסה. כמו כן, בסוף כל שנה תצטרכו להגיש דוח שנתי על ההכנסות שלכם עד סוף חודש אפריל של השנה הקודמת.
פתיחת תיק במוסד לביטוח לאומי
כל אדם שהוא עצמאי נדרש לדאוג לשלם על עצמו תשלום ביטוח לאומי, לכן כשפותחים עסק ופותחים תיק כעצמאי, יש לדווח על כך למוסד לביטוח לאומי.
פתיחת חשבון בנק עסקי
גם אם יש לכם חשבון בנק נכון יהיה בכל פתיחת עסק לפתוח חשבון שהוא נפרד לעסק, כך שלא ייוצר בלבול בין חשבון הבנק שלכם לבין כל ההתנהלות העסקית של העסק שלכם. הדבר תקף במיוחד לכל חברה או שותפות, אך מומלץ גם בפתיחת עסק עצמאי לעשות הפרדה מלאה בין העסק לבין הצרכים האישיים.
הנהלת חשבונות
הנהלת חשבונות משמעותית לא רק עבור דיווח לכל הרשויות, כי אם למטרת ההצלחה של העסק שלכם. הנהלת חשבונות תקינה תציג לכם בכל הזדמנות את מצבו האמתי של העסק! באמצעות הצגה זו תוכלו תמיד לדעת האם אתם מתנהלים נכון, האם ההכנסות של העסק עולות או שמא יורדות והיה ותמצאו ליקויים כאלו ואחרים, תוכלו מיד לדעת לעשות על מנת לתקן את המצב.
ניהול ספרים זו פעולה עיקרית ומשמעותית במסגרת תחום הנהלת החשבונות. כל מטרתה תהייה רישום ההכנסות וההוצאות של העסק, לצד הרישום יש להנפיק מסמכים כגון חשבונית, קבלה וכו'. במצבים מסוימים יהיה צורך בניהול של הזמנות רכש, תעודות משלוח וכו'. הנהלת החשבונות תכלול בתוכה ניהול של הלקוחות והספקים, שיתבצע ע"י חלוקה לכרטיסיות עבודה. ניהול ספקים יאפשר למנוע תקלות ויספק גישה לנתונים, ליעדי ניהול, גבייה וכד'.
בימינו ניתן למצוא מגוון של תוכנות ניהול חשבונות מעולות שיכולות לנהל את החשבון של העסק בצורה יעילה ונגישה ביותר. רובינו חוששים מלהתמודד עם הרשויות המס ולהפיק דוח, אך תוכנה שמתנהלת בצורה פשוטה ונוחה תאפשר את הגישה הקלה ביותר לכל טופס או דוח ותספק גם הסבר על כל דוח מרשות המיסים ותאפשר עבודה נוחה. עוד יתרון שקיים בשימוש תוכנת ניהול חשבונות הוא שתהייה לנו גישה לכל מידע בכל רגע שנרצה ולכן אין צורך להיות תלוי ברו"ח על מנת לקבל מידע רלוונטי, מהימן וחשוב בזמן אמת.
