לפי הוראות מס הכנסה על כל עסק נדרש לעשות שימוש בתעודות שונות במטרה לייצר בקרה עסקית מתוקף חוקי המס. הוראות ניהול הספרים מטרתן לאפשר למפקחי מס הכנסה להבין היכן נמצא העסק מבחינה כספית בזמן שהם מבצעים ביקורת, ולספק לרשויות את הכלים לאימות ההכנסה שהוצהרה. במקרה של הפרת ההוראות, תוכל רשות המסים "לפסול ספרים" ולחייב את העסק במס בהתבסס על הערכות ולא על פי הכנסותיו בפועל.
הוראות ניהול ספרים
הוראות ניהול ספרים מתחלקות להגדרות כגון – תיעוד של כל קבלה או מסמך רלוונטי, לספרי החשבון ולכללי הרישום (איך ומתי עושים את הרישום). כמו כן, הן מתייחסות גם לכל התנאים והנהלים של הקופה הרושמת והן כוללות גם תוספות שמפרטות נהלי דיווח של עסקים שונים כגון – סיטונאים, קבלנים, חקלאים, יהלומנים וכו'.
- מה עושים בטרם מזמינים קבלות וחשבוניות מבית הדפוס?
לפני כל הדפסה או הפקה של קבלות וחשבוניות יש להבין אילו סוגי תיעוד יש לבצע – בעניין זה מומלץ להתייעץ עם יועץ מס או רואה חשבון כדי להבין האם התיעוד צריך להתבצע ידנית או בצורה ממוחשבת. בנוסף, מומלץ שרואה חשבון יאשר את הסקיצה של התיעוד בטרם מדפיסים.
- מה ההשלכות של ניהול לא נכון של פנקסי החשבונות?
רשות המיסים מסתמכת על הדיווחים והרישומים הללו, היה ורשות המסים תגיע לעסק עצמו ותיווכח שהספקים לא מנוהלים כראוי היא עשויה "לפסול" את ספרי העסק ולדרוש מהעסק מס הרבה יותר גבוה ממה שהיה אמור לשלם, או להחליט על תשלום מס לפי שיקול פקיד השומה. במידה ותגלו שהספרים לא נוהלו נכון יש לפנות לרואה חשבון או ליועץ מס במטרה שיסייע בתיקון הבעיות ובהתמודדות העניין מול רשויות המס.
באופן כללי כדאי לבדוק אחת לכמה זמן האם העסק מתעד ומבצע רישום בהתאם להוראות ניהול ספרים.
תיעוד – אילו סוגי תיעוד קיימים?
תיעוד שמחויב עפ"י הוראות ניהול ספרים במהלך עסקה ומכירה הן:
- הצעת מחיר ללקוח. (לא חובה)
- אישור לקוח של הצעת המחיר וההזמנה (חובה)
- תעודת משלוח – שליחה של סחורה ללקוח (חובה)
- הפקת חשבונית ללקוח (חובה)
- – קבלה מהלקוח (חובה)
קבלה
קבלה תתעד תקבול ולא הכנסות. לצורך אבחון בין תקבול להכנסה נצרף 2 דוגמאות שבהן התקבול אינו מהווה הכנסה –
– קבלה על מקדמה – הוצאת קבלה לפני חשבונית.
– תקבול על אשראי (תשלום דחוי) – הוצאת קבלה בשל תקבול שהתקבל אחרי רישום החשבונית.
כל תקבול שיש לו קשר ליצירת הכנסות מצריך רישום קבלה – ובשל כך על הלוואה לדוגמא אין צורך להוציא קבלה.
קבלה תכלול –
– מספר עוקב
– שם האדם החייב במס (נישום) ומספר זיהוי.
– תאריך רישום הקבלה.
– שם העסק המשלם וכתובת שלו.
– הסכום ובאיזה אופן התקבל התשלום.
– חתימה של המקבל (לא במקרה שנשלח במסמך ממוחשב).
– פרטים של התקבול (במקרה שהתשלום מועבר באמצעות צ'ק).
חשבונית
החשבונית תאשרר שיש הכנסה. היא למעשה מתעדת שבגין הכנסה יהיה חיוב במס.
ישנן שלוש חשבוניות – חשבונית רגילה, חשבונית מס וחשבונית עסקה.
– חשבונית – כל עסק מחויב להפיק חשבוניות על כל עסקה שלו.
– חשבונית מס – חשבונית מס תכלול בתוכה מס ערך מוסף.
– חשבונית עסקה – חשבונית עסקה לא כלולה בהוראות ניהול ספרים והיא מהווה לרוב מעין תזכורת תשלום או דרישת תשלום שלאחר תשלומה תופק חשבונית המס.
פרילנסרים ובעלי מקצועות חופשיים יעשו שימוש רב בחשבונית עסקה וזאת כדי שלא יצטרכו לשלם מס עם הפקה של התיעוד. גם אנשי מקצוע נוספים יכולים לעשות בה שימוש אך כדאי להתייעץ עם רואה החשבון טרם לכך.
חשבונית מס תכלול בתוכה בין היתר –
– שם העסק המחויב במס (נישום) הכתובת ומספר תעודת הזיהוי/ ח.פ.
– תאריך רישום החשבונית.
– הוכחה של תעודת משלוח (במידת הצורך).
– פרטים אישיים של הלקוח.
– תיאור הסחורה/ המוצר או השירות.
– כמות ומחיר לכל יחידה (במידת הצורך).
– סכום החשבונית.
– סכום מס ערך מוסף.
