שירותי ניהול כספים במיקור חוץ, (שירותי CFO) מסופקים לרוב לחברות סטרטאפ קטנות או גדולות שזקוקות לאיש פיננסי מנוסה ומקצועי שיעזור לקבל החלטות כלכליות נבונות ויסייע בסוגיות עסקיות חשבוניות בהתאם לכל צרכי החברה. לרוב, בעסקים גדולים מאויש סמנכ"ל כספים ,Chief Financial Officer שהוא אחראי לטפל בכל אותם נושאים פיננסים של החברה, אך במקרה של עסק קטן או בינוני, לא תמיד מאוישת משרה זו אולם עדיין יש בה צורך להתנהלות תקינה של העסק. הטכנולוגיה המתפתחת ואפשרויות ההנגשה של העסק לכל מקום ויעד, מציעות אין ספור שירותים חיצוניים שמכונים מיקור חוץ במנעד תחומים וגם בתחום ניהול הכספים. בישראל, נעשה יותר ויותר שימוש בשירותים אלה, בעוד שבחו"ל מדובר בשירות נפוץ מזה זמן.
המטרה הבסיסית במקרה של ניהול כספים מיקור חוץ, הינה להשיג תובנות פיננסיות מאיש מקצוע מומחה ומנוסה בתחום, גם כשהוא יושב במרחק רב ממשרדי החברה. כך אפשר לעשות שימוש במשאב מקצועי זה גם בעסק קטן או בינוני בעלות נמוכה, זאת להבדיל ממנהל כספים שמועסק במשרה מלאה, וכך למעשה ליהנות משני העולמות.
ייעוץ עסקי ופיננסי
שירות מנהל כספים במיקור חוץ – למי זה יכול להתאים?
חברות קטנות מעסיקות בממוצע בין 5 ל – 100 עובדים והיקף המחזור שלהם ינוע בין עשר מילון ל-100 מיליון בשנה. עסק שמזוהה עם אותם נתונים סביר להניח שיזדקק לשירות ניהול כספים. כמו כן, גם חברות סטרטאפ גדולות מסתייעות לא פעם בניהול כספים במיקור חוץ, מאחר שבחברות אלה יחד עם ניהול הכספים השוטף קיים צורך בגיוס כספים, בקשות מקרנות הון סיכון וקרנות ממשלתיות וכו'. ישנם מקרים שהצורך במיקור חוץ הוא בתחומי הכספים בארגון עצמו, משמע, יש צורך בשילוב של צוות שכולל מנהל כספים וחשבונות שהם לא חלק מעובדי החברה בשכר. כדי למנוע חוסר בהירות בהגדרות התפקידים בכל הנוגע לכספים, נגדיר את תפקיד ניהול כספים לעומק:
- הנהלת חשבונות – תהליך שבשגרה שכולל רישום יומיומי, סגירת חודש, דוח הוצאות וכו'.
- חשבות – דיווח חשבונאי, ניתוחי כספים, ניהול של החלטות ותהליכים, בקרה על ההתנהלות הפנימית של החברה.
- CFO – תכנון לטווח ארוך, ניהול תקציב, גיוס אשראי, ניהול בעלי מניות, דירקטורים וכו'.
במסגרת השירותים המוענקים על ידי מנהל כספים במיקור חוץ, כפי שניתן ע"י מנהל כספים שעובד בחברה עצמה, מסופקים השירותים להלן:
- ניהול מחלקת חשבונות וייצור נתונים מהימנים וניתוח מעמיק על כל התוצאות הכספיות של החברה והגעה למסקנות עסקיות וקבלת החלטות בהתאם לכל זה.
- זיהוי מדדי ביצוע מרכזיים, שמכונה KPI.
- ניהול תקציב שנתי.
- ניהול ותכנון תזרים מזומנים.
- תכנון ארוך טווח.
שירותים נוספים שיכולים להיכלל תחת שירותי אלה הינם –
- גיוס אשראי ובניית מערך אשראי מותאם פעילות.
- ניהול מערכת IT שיש לה זיקה למימון.
- לקיחת חלק בישיבות דירקטוריון.
- עזרה באיגודים וקניות.
- טיפול בסוגיות מיסוי בינ"ל.
- ייעוץ ובקרה בתחומים מסחריים, תמחור של מוצרים וחוזים עם לקוחות או ספקים.
- בנייה של מערכת גבייה.
- ניהול חשבונות בנק, תזרים והגנת מטבע.
- התקשרות מול עו"ד, רו"ח מבקר, סוכני ביטוח וכו'.
כיצד נבחר את נותן השירות המתאים?
לפני הכל מוטב יהיה לראיין את נותן השירות, לבחון את הניסיון המקצועי שלו ולהבין כיצד סייע בעבר ללקוחות שונים שהיו במצב דומה לעסק או לחברה שלכם. רצוי לבדוק גם מה איכות התקשורת הבין אישית שלו, שכן מדובר בתפקיד שדורש שותפות, ניהול קשרים ואיכויות תקשורת פרואקטיביות במהותם.
- כמו כן, יש לוודא שקיים תיאום ציפיות ברור בינכם שמתחיל בהבנת היעדים העסקיים והאסטרטגיים.
- הגדרת דוח ניהולי – בחירת KPI, לדאוג שהמידע יהיה נגיש ומותאם למטרות קבלת החלטות ניהוליות.
- המלצות טכנולוגיות עבור תוכנות כמו בחירת מערכת הנה"ח ראויה.
- בחינה של כל דוח כספי – הוא מתבקש לעבור על כל סעיפי המאזן והרווח והפסד כדי לקבל הבנה כספית מדויקת ומהימנה של העסק.
- יצירה ושדרוג של הליכים כספיים – למנהל כספים יש ידע מקצועי קודם מחברות שעבד מולם קודם לכן, רצוי מאוד להשתמש באותו ידע וניסיון לטובת הליכים פיננסיים בעסק ולשפר אותם.
